Скоро да сте общували с клиентите си чрез електронната си поща? Разбира се, че сте, но въпреки това остава въпросът дали вашите имейли са достатъчно ефективни? Един от най-добрите начини за засилване познаваемостта на вашата марка, подобряване на взаимоотношенията с клиентите и засилването на удовлетвореността им от полученото обслужване, е ползването на електронната поща. Според статистиката, 85% от хората на възраст между 18-34 проверяват пощата си чрез мобилните си устройства, а 35 % процента от получателите на имейли са ги прочели само заради заглавното им изречение. Тези статистически данни сами по себе си дават достатъчно информация за това как трябва да изглежда един имейл, за да бъде той ефективен и да допринесе за желаните резултати. Ето и някои идеи как да подобрите ефективността на комуникацията си чрез имейл:
1. Персонализирайте имейлите за отговор.
Няма нищо по-лошо от това клиентът ви да получи като отговор на писмото си към вас шаблонен имейл, който няма нищо общо със зададения от него въпрос или оплакване. Това демонстрира на клиента, че  вие не сте си направил труда да прочетете цялото съдържание, че вие не се интересувате от неговото мнение. Отнасяйте се с уважение към всеки клиент, защото без значение какво си мислите, въпросът за клиента е от значение и вие трябва да отговорите лично.
2. Водете разговора без излишна терминология.
Вместо да използвате индустриален жаргон, от който клиентите ви няма да разберат нищо, покажете вашето съпричастие и разбиране на проблема. Очертайте това, което си мислите, че клиентът очаква от имейла и споделете вашите собствени очаквания. После предложете вариант с подробно описание на стъпките, които трябва да предприеме клиентът и местата от където може да намери допълнителна информация. От значение е да предоставите лесен начин на клиента за последващи действия.
3. Съобразете имейлите си със стила на комуникиране на клиентите си.
Ако знаете, че клиентът ви отговаря на кратките и директни имейли, тогава вашият призив за действие трябва да бъде много кратък и директен. Ако например клиентът ви обикновено се нуждае от голямо количество информация, преди да вземе своето окончателно решение, възползвайте се от възможността да пре-комуникирате и да обеснете по възможно най-изчерпателния начин вашите препоръки и вариантите за последващи действия на клиента ви.
4. Минете директно на въпроса.
Вашата гледна точка трябва да бъде изложена достатъчно рано и трябва да бъде достатъчно интересна, че да предизвика един клиент, който разглежда информацията в интернет пощата си, бързо да реши, че иска да разгледа вашия имейл. От една страна твърде много имейли съдържат прекалено много предисловия и реклами, че се оказва трудно за клиентите да намерят призива за действие, а от друга има някои получатели, които изискват повече подробности, затова опитайте да осигурите подробностите в редовете по-долу за тези, които ги изискват.
5. Обърнете внимание на тона на вашата електронна поща.
Обърнете внимание на съобщението което изпращате, съсредоточете се върху по-голямата яснота и тон и се замислете за връзката с получателя. Бъдете много внимателни като отговаряте на някой, който ви е ядосал, защото несправедливо е критикувал вашата работа. Отговаряйте само в учтиви тонове и резервирайте изразяването на неудовлетвореността си за комуникация по телефона или лице в лице, а ако не сте сигурни за начина, по който може да се възприеме съобщението ви, помолете някой колега да го прочете преди да го изпратите.

images

Скоро да сте общували с клиентите си чрез електронната си поща? Разбира се, че сте, но въпреки това остава въпросът дали вашите имейли са достатъчно ефективни? Един от най-добрите начини за засилване познаваемостта на вашата марка, подобряване на взаимоотношенията с клиентите и засилването на удовлетвореността им от полученото обслужване, е ползването на електронната поща. Според статистиката, 85% от хората на възраст между 18-34 проверяват пощата си чрез мобилните си устройства, а 35 % процента от получателите на имейли са ги прочели само заради заглавното им изречение. Тези статистически данни сами по себе си дават достатъчно информация за това как трябва да изглежда един имейл, за да бъде той ефективен и да допринесе за желаните резултати. Ето и някои идеи как да подобрите ефективността на комуникацията си чрез имейл:

1. Персонализирайте имейлите за отговор.

Няма нищо по-лошо от това клиентът ви да получи като отговор на писмото си към вас шаблонен имейл, който няма нищо общо със зададения от него въпрос или оплакване. Това демонстрира на клиента, че  вие не сте си направил труда да прочетете цялото съдържание, че вие не се интересувате от неговото мнение. Отнасяйте се с уважение към всеки клиент, защото без значение какво си мислите, въпросът за клиента е от значение и вие трябва да отговорите лично.

2. Водете разговора без излишна терминология.

Вместо да използвате индустриален жаргон, от който клиентите ви няма да разберат нищо, покажете вашето съпричастие и разбиране на проблема. Очертайте това, което си мислите, че клиентът очаква от имейла и споделете вашите собствени очаквания. После предложете вариант с подробно описание на стъпките, които трябва да предприеме клиентът и местата от където може да намери допълнителна информация. От значение е да предоставите лесен начин на клиента за последващи действия.

3. Съобразете имейлите си със стила на комуникиране на клиентите си.

Ако знаете, че клиентът ви отговаря на кратките и директни имейли, тогава вашият призив за действие трябва да бъде много кратък и директен. Ако например клиентът ви обикновено се нуждае от голямо количество информация, преди да вземе своето окончателно решение, възползвайте се от възможността да пре-комуникирате и да обеснете по възможно най-изчерпателния начин вашите препоръки и вариантите за последващи действия на клиента ви.

4. Минете директно на въпроса.

Вашата гледна точка трябва да бъде изложена достатъчно рано и трябва да бъде достатъчно интересна, че да предизвика един клиент, който разглежда информацията в интернет пощата си, бързо да реши, че иска да разгледа вашия имейл. От една страна твърде много имейли съдържат прекалено много предисловия и реклами, че се оказва трудно за клиентите да намерят призива за действие, а от друга има някои получатели, които изискват повече подробности, затова опитайте да осигурите подробностите в редовете по-долу за тези, които ги изискват.

5. Обърнете внимание на тона на вашата електронна поща.

Обърнете внимание на съобщението което изпращате, съсредоточете се върху по-голямата яснота и тон и се замислете за връзката с получателя. Бъдете много внимателни като отговаряте на някой, който ви е ядосал, защото несправедливо е критикувал вашата работа. Отговаряйте само в учтиви тонове и резервирайте изразяването на неудовлетвореността си за комуникация по телефона или лице в лице, а ако не сте сигурни за начина, по който може да се възприеме съобщението ви, помолете някой колега да го прочете преди да го изпратите.

VN:F [1.6.1_878]
Rating: 10.0/10 (1 vote cast)
VN:F [1.6.1_878]
Rating: +1 (from 1 vote)
Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • LinkedIn
  • Digg
  • del.icio.us
  • Live
  • Turn this article into a PDF!
  • RSS
  • Yahoo! Bookmarks
  • Print this article!
  • E-mail this story to a friend!
  • Technorati